Акт приема передачи документов. Акт приема-передачи относится к официальной форме, подтверждающей передачу деловых документов от одной стороны к другой. Обычно это реализуется при заключении договоров между подрядчиками. Такая форма обычно пишется по запросу учреждения, которому необходимы материалы, или по запросу предпринимателя.
Как правильно составить передаточный акт
В российском законодательстве нет указаний по форме акта приема-передачи, однако, как и любой акт хозяйственной деятельности, такой акт должен содержать следующую информацию:
- Название сертификата.
- Номер и дата исполнения с указанием места выдачи
- Список представляемых материалов, их количество и вид (оригинал или ксерокопия).
- Название учреждения, имена сторон, участвовавших в подписании акта.
- Подписи представителей сторон, заверенные печатями.
Бланк приема-передачи составляется в двух экземплярах, по одному экземпляру предоставляется каждому участнику операции.
Перед составлением акта необходимо предварительно подготовить материалы для передачи. При заполнении акта передачи желательно придерживаться следующей структуры документа, которую условно можно разделить на три части:
Первая часть. Введите здесь название формы «Прием-передача документов». Затем следует указать дату заполнения справки и место проведения операции. Затем отображаются данные сторон, участвующих в реализации документа. Для юридических лиц — наименование учреждения и ФИО представителей сторон. Для физических лиц — имя, фамилия и паспортные данные.
Во втором разделе перечислены документы, которые необходимо подать. Для удобства он обычно оформляется в виде таблицы со следующими столбцами:
- Нет. Непригодный.
- Название документа.
- Дата, задокументированная учреждением.
- Заключительная часть. Эта часть документа содержит окончательную информацию о количестве копий сделанного документа и подписи сторон сделки. В случае юридических лиц здесь должны быть указаны не только имена и фамилии, но и должности подписантов и подтверждение сделки печатями учреждения.
Особенности заполнения
При записи информации в акте приема-передачи необходимо соблюдать особенности формы:
- Например, в случае передачи материалов внутри отдела название учреждения указывается в верхнем левом углу. В правом углу напишите постановление директора учреждения.
- Затем вводится дата составления акта приема-передачи.
- В описательной части перечислены имена и фамилии лиц, участвовавших в передаче документов, и их должности.
- Затем идет таблица со списком документов, которые необходимо подать.
- Затем отображается количество копий формы.
- В конце — подписи представителей сторон.
Если этот документ предназначен для внутреннего пользования учреждения, он утверждается руководителем предприятия.
При заполнении межфакультетской формы пункт 1 не заполняется, а подписи участников должны быть заверены печатями.
Основная цель акта приема-передачи — доказать, что документы действительно были переданы в сумме, указанной в бланке.
Содержание документа
Каждое учреждение вправе составить акт приема-передачи по индивидуально разработанной форме. Важным обстоятельством является то, что форма должна отражать предметы:
- Имя, дата и место составления передаточного акта.
- Название учреждения, в котором осуществляется передача документов (для юридических лиц)
- Ф.И.О. представителя, доставляющего документы. При необходимости укажите свои паспортные данные.
- Имя и фамилия представителя, принимающего документы (если это представитель другого учреждения, укажите данные и название учреждения).
- Список представленных материалов, включая количество копий, количество страниц, номер документа и дату его создания. Списки удобнее составлять в табличной форме, если объем материала большой.
- Подписи участников операции ставятся в конце формы, а в случае межведомственного перевода дополнительно заверяются печатями учреждения.
Следует отметить, что подготовка таких актов возможна при приеме важных документов на хранение при выполнении какой-либо деятельности. Например, можно передать документы представителю, реализующему зарубежные туристические материалы, на основании доверенности, выданной клиентом. В случае утраты исполнителем представленных документов, данное действие будет основанием для обращения в любой орган для разрешения спора. Есть много других примеров, показывающих полезность составления таких актов.
Акт приема передачи документов другому лицу
Акт приема-передачи является приложением к договору между сторонами и представляет собой факт передачи товара от подрядчика заказчику. Заключение договора между исполнителем и заказчиком осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации. А подписанный акт приема-передачи является лишь официальным закрепляющим документом, по которому осуществляется передача коммерческих документов.
Этот сертификат передачи имеет обязательную юридическую силу.
Форма справки о передаче документации другому лицу предусматривает следующие элементы:
- Название сертификата.
- Дата подписания.
- Место для подписи.
- Название материалов для передачи в виде списка.
- Количество присланных материалов.
- Имя вовлеченных сторон.
- Основа для исполнения формы.
- Подписи сторон.
- Уплотнения.
Информация о документации также может быть отображена в подготовленном сертификате. В этом случае раздел претензий необходимо описать отдельно.
Требования к акту передачи документов другому лицу
В сегодняшнем развитии бизнеса немало вопросов, связанных с проектным финансированием, закупкой оборудования, требующих значительных вложений, из-за которых вымываются оборотные средства предпринимателей.
Один из выходов из сложившейся ситуации — сдача объекта в аренду. В этом случае заключение договора аренды не будет полным без подготовки соответствующего акта сдачи-приемки с перечнем всей документации и оборудования, переданных другому лицу, в данном случае арендатору.
Если в договоре аренды отражены все моменты, касающиеся использования оборудования (условия эксплуатации, условия оплаты, срок действия договора и т. Д.), В акте приема-передачи отражается факт передачи документации, в которой указаны все технические характеристики оборудования. арендуемое оборудование маркируется и указывается количество документов. Поэтому акт передачи и получения играет важную роль во взаимоотношениях сторон сделки.
В споре заверенная форма передачи может иметь решающее значение, поскольку при разрешении споров, связанных с исполнением контракта, письменный акт может доказать, например, что определенная документация была передана или что между сторонами был заключен контракт. Можно сказать, что данный акт подтверждает начало реализации договорных отношений.
Перед оформлением акта приема-передачи подготовьте необходимые материалы, которые будут переданы заказчику.
Подготовка формы приема-передачи начинается, как упоминалось в предыдущих главах, с представления заинтересованных сторон и отметки места и даты сертификата. В отличие от формы, составляемой между учреждениями, форма приема-перевода отображает информацию о получателе, а также паспортные данные и адрес физического лица.
В контенте, оформленном в виде таблицы, отображается список переданных документов, в том числе (название каждого документа, содержание, количество страниц, копий и т. Д.).
Завершающим этапом составления акта является его подписание участниками приема-передачи.
